Informativa sulla privacy

01Come riceviamo i suoi dati

Riceviamo i suoi dati quando richiede un preventivo, effettua o gestisce una prenotazione, compila un modulo o ci contatta tramite il nostro sito web, per telefono, e-mail, WhatsApp o chat dal vivo, oppure tramite un'applicazione di terzi collegata o un assistente di intelligenza artificiale, come ChatGPT, Gemini o Claude.

Possiamo ricevere i suoi dati anche da una persona autorizzata a prenotare per suo conto. Se prenota per un'altra persona, si assicuri di essere autorizzato a fornire i suoi dati e metta a sua disposizione la presente informativa sulla privacy.

I dati che inserisce in un'applicazione di terzi o in un assistente di intelligenza artificiale vengono trattati anche dall'azienda che gestisce quel servizio, secondo la propria informativa sulla privacy. Riceviamo i dati che ci vengono trasmessi tramite il collegamento al servizio di prenotazione; l'utilizzo di un servizio di questo tipo non ci dà necessariamente accesso all'intera conversazione o al suo account.

02Dati che raccogliamo

A seconda della sua richiesta, della prenotazione e del canale utilizzato, i dati possono comprendere:

• Nome del passeggero, indirizzo e-mail e numero di telefono.
• Indirizzi di prelievo e destinazione, eventuali fermate aggiuntive, data e ora del viaggio.
• Numero del volo e informazioni pertinenti sul suo arrivo.
• Numero di passeggeri, dettagli dei bagagli, veicolo scelto, seggiolini richiesti e altre istruzioni di prenotazione.
• Riferimenti di prenotazione, preventivi, stato della prenotazione, modifiche e cancellazioni.
• Messaggi, richieste di informazioni e corrispondenza relativi alla prenotazione.
• Stato del pagamento, riferimenti delle transazioni e dati di fatturazione necessari per elaborare e registrare i pagamenti.

Abbiamo bisogno dei dati pertinenti al suo viaggio per organizzare e gestire la prenotazione. Ad esempio, il numero del volo è pertinente per un prelievo in aeroporto, ma potrebbe non essere necessario per un altro viaggio. Se mancano dati essenziali, potremmo non essere in grado di fornire un preventivo o organizzare il servizio.

03Come utilizziamo i suoi dati e le nostre basi giuridiche

• Preventivi, prenotazioni e assistenza clienti: Utilizziamo i dati pertinenti per rispondere alle richieste, organizzare e gestire i viaggi, comunicare aggiornamenti sulle prenotazioni e gestire pagamenti, modifiche e cancellazioni. Quando lei è il cliente che stipula il contratto con noi, ci basiamo sull'esecuzione di misure adottate su sua richiesta prima della conclusione del contratto o sull'esecuzione del contratto stesso.
• Prenotazioni effettuate per un altro passeggero: Quando il passeggero non è parte del nostro contratto, ci basiamo sui nostri legittimi interessi a organizzare e fornire il viaggio richiesto e a tenere informato il passeggero, tenendo conto dei suoi diritti e interessi.
• Sicurezza, prevenzione delle frodi e gestione di richieste o controversie: Ci basiamo sui nostri legittimi interessi a proteggere i clienti e i servizi e a gestire la nostra attività, purché i suoi diritti non prevalgano su tali interessi.
• Obblighi legali: Trattiamo e conserviamo i dati quando necessario per adempiere agli obblighi contabili, fiscali, di licenza e agli altri obblighi legali applicabili.
• Marketing: Non la contatteremo per finalità di marketing senza il suo previo consenso. Può revocare tale consenso in qualsiasi momento. I messaggi operativi relativi a una prenotazione sono distinti dalle comunicazioni di marketing.

04Chi riceve i suoi dati

Condividiamo i dati pertinenti solo quando necessario per le finalità descritte nella presente informativa. A seconda del servizio e del canale di prenotazione, i destinatari possono includere:

• Il suo autista o fornitore di trasporto: I dati necessari per effettuare il viaggio e contattarla in merito al prelievo.
• I nostri fornitori di tecnologie di prenotazione e assegnazione dei veicoli: Inclusa London Tech, che supporta le nostre operazioni di prenotazione.
• I nostri fornitori di messaggistica e comunicazioni: Inclusi WhatsApp e il fornitore che supporta il nostro servizio WhatsApp, quando viene utilizzato tale canale.
• Servizi di informazioni sui voli: I dettagli del volo necessari per verificare gli orari di arrivo e coordinare i prelievi in aeroporto; questo non significa che inviamo loro l'intera documentazione della prenotazione.
• Fornitori di servizi di pagamento: I dati necessari per elaborare pagamenti, rimborsi e relative operazioni di fatturazione.
• Fornitori che supportano l'assistenza automatizzata: I dati pertinenti della richiesta o della prenotazione, quando i loro sistemi ci aiutano a rispondere ai messaggi o a elaborare le richieste di prenotazione.
• Applicazioni di terzi collegate e assistenti di intelligenza artificiale: Quando li utilizza per richiedere un servizio, possiamo restituire loro informazioni pertinenti, come un preventivo, un riferimento di prenotazione o lo stato della prenotazione, per soddisfare tale richiesta.
• Autorità e consulenti professionali: Quando la comunicazione è richiesta dalla legge o necessaria per adempiere a obblighi legali o accertare, esercitare o difendere diritti in sede legale.

Non vendiamo mai i suoi dati personali.

Alcuni fornitori trattano i dati per nostro conto, mentre altri li trattano per finalità proprie secondo le rispettive informative sulla privacy. Il ruolo applicabile dipende dal servizio e dai dati coinvolti.

05Assistenza automatizzata

Utilizziamo sistemi automatizzati, inclusa l'intelligenza artificiale, per aiutarci a rispondere ai messaggi e ricevere richieste di prenotazione. Questi sistemi possono trattare i messaggi e i dati di prenotazione necessari per gestire la sua richiesta.

Può chiedere di parlare con un membro del personale in qualsiasi momento chiamando il numero +44 20 8688 7744, anche se ha bisogno di assistenza in merito a una risposta automatizzata o all'esito di una prenotazione.

Una dichiarazione generata autonomamente da un assistente di terzi non costituisce una conferma di prenotazione di APL. Le nostre condizioni di prenotazione spiegano quando una prenotazione è confermata.

06Dove vengono conservati e trattati i suoi dati

I dati delle prenotazioni vengono gestiti tramite i sistemi di APL e i fornitori di servizi descritti sopra. L'accesso è limitato alle persone e ai fornitori che ne hanno bisogno per la finalità pertinente. Utilizziamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali.

I server propri di APL si trovano nel Regno Unito. I nostri fornitori di hosting includono Fast2host, con server nel Cambridgeshire, e OVH, con server nel Regno Unito.

La posizione dei nostri server non determina necessariamente dove i servizi di messaggistica, pagamento o intelligenza artificiale di terzi trattano i dati. I dati che fornisce direttamente ad applicazioni e assistenti di terzi sono soggetti anche alle informative sulla privacy di tali fornitori.

I servizi di terzi possono trattare i dati al di fuori del Regno Unito, a seconda del fornitore e del servizio utilizzato. Qualsiasi trasferimento internazionale soggetto a restrizioni di cui siamo responsabili deve soddisfare i requisiti di protezione dei dati applicabili nel Regno Unito. Questi possono richiedere una normativa britannica di adeguatezza applicabile o garanzie appropriate, come tutele contrattuali approvate. Per informazioni sui luoghi di trattamento e sulle garanzie pertinenti alla sua prenotazione, contatti documents@aplcars.com.

07Per quanto tempo conserviamo i suoi dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, inclusi la gestione delle prenotazioni, delle richieste e delle controversie e l'adempimento degli obblighi legali e contabili. Il periodo dipende dal tipo di documento, dai requisiti legali pertinenti e dall'eventuale necessità di conservarlo per una questione ancora irrisolta.

Quando i dati non sono più necessari, devono essere eliminati in modo sicuro o resi anonimi.

08I suoi diritti

A seconda delle circostanze e della legge applicabile, può avere il diritto di:

• Richiedere l'accesso ai suoi dati personali e una copia degli stessi.
• Chiederci di correggere dati inesatti o incompleti.
• Chiederci di cancellare i dati o limitarne l'utilizzo.
• Opporsi al trattamento basato su legittimi interessi e al marketing diretto.
• Ricevere determinati dati in un formato portabile.
• Revocare il consenso quando ci basiamo su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.
• Esercitare i diritti applicabili relativi a decisioni significative basate esclusivamente sul trattamento automatizzato, inclusi la richiesta di intervento umano e la contestazione di una decisione.

Questi diritti sono soggetti a condizioni ed eccezioni. Ad esempio, potremmo dover conservare determinati documenti per adempiere a obblighi legali o gestire rivendicazioni legali. Se non possiamo soddisfare integralmente una richiesta, ne spiegheremo il motivo.

Per esercitare i suoi diritti, scriva a documents@aplcars.com. Può anche inviare una richiesta di accesso a accounts@aplcars.com. Potremmo richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie per verificare la sua identità.

Può inoltre presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito. Visiti ico.org.uk/make-a-complaint/. Non è tenuto a contattarci prima, anche se saremo lieti di avere l'opportunità di affrontare le sue preoccupazioni.

09Cancellazione del profilo cliente

Può richiedere la cancellazione del suo profilo cliente scrivendo a documents@aplcars.com. Valuteremo quali dati possono essere cancellati e quali documenti devono essere conservati per motivi legali o altre ragioni valide.

Se ha una prenotazione imminente, ci indichi se desidera cancellare anche quella. Una richiesta di cancellazione dei dati non sostituisce una richiesta di cancellazione della prenotazione. Qualsiasi cancellazione viene gestita secondo le nostre condizioni di prenotazione. Se la cancellazione dei dati ci impedisse di fornire un servizio imminente, lo spiegheremo durante la gestione della sua richiesta.

10Violazioni dei dati

In caso di violazione dei dati personali, adotteremo misure appropriate e adempiremo ai nostri obblighi ai sensi della normativa sulla protezione dei dati applicabile, inclusa la notifica all'ICO e alle persone interessate quando richiesto.

11Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare periodicamente la presente informativa sulla privacy. Consulti questa pagina regolarmente. Quando richiesto, la informeremo di modifiche sostanziali al modo in cui utilizziamo i suoi dati.

12Ci contatti

Per domande o richieste sulla privacy, scriva a documents@aplcars.com.

Indirizzo della società e contatto per la privacy

APL Techs Ltd
Airport Pickups London
12 Castle Hill
Windsor
SL4 1PD

Telefono: 020 8688 7744

www.airport-pickups-london.com